Pflegebedürftige und Angehörige schüttelten so manches Mal den Kopf über die Bürokratie in der Pflege und die unzähligen Dokumente, die den Anschein erwecken, dass Pflegekräfte vor lauter Schreiben nicht mehr zum Pflegen kommen. Lang galt bei der Pflege und insbesondere gegenüber den Kostenträgern: Was nicht dokumentiert wurde, wurde auch nicht erbracht und kann auch nicht gegenüber der Kasse abgerechnet werden.

Pflegekräfte waren angehalten, mehrmals am Tag Leistungen abzuhaken, seitenlange Berichte zu verfassen und bloß jede Maßnahmen schriftlich mit dem Patienten zu vereinbaren. Die Konsequenz waren demotivierte, hochqualifizierte Schreibkräfte die, wenn dann noch Zeit blieb, auch mal Zeit für ein Gespräch mit dem Pflegebedürftigen hatte. Kurzum: Die Pflege dokumentierte sich in den Wahnsinn, die eigentliche Aufgabe „Pflege“ kam viel zu kurz.

Ein erster Anstoß kam aus dem Bundesministerium für Gesundheit

Im Auftrag des Bundesministeriums für Gesundheit legte im Juli 2013 die damalige Ombudsfrau Elisabeth Beikirch am Bundesministerium ein „Strukturmodell zur Modifizierung des Pflegeprozesses und der Pflegedokumentation“ vor. Die Zielsetzung: Pflege soll effektiver und effizienter werden. Im Rahmen eines ersten Praxistests wurde dieses Modell bis Januar 2014 in ersten ambulanten Pflegediensten und stationären Einrichtungen getestet. Hierbei wurde das Projekt bereits von Fachexperten und Teilnehmern der Piloteinrichtungen als einer der größten Meilensteine in der Pflege angesehen.

Umsetzung des Strukturmodells im Unternehmen

Im Mai 2014 wurde vom Qualitätsmanagement der advita Pflegedienst GmbH unter dem Projekttitel ‚soDoku (schlanke und optimierte Dokumentation) eine Implementierungsstrategie für das Unternehmen advita entwickelt. Ziel war eine flächendeckende Einführung der vereinfachten Pflegedokumentation im Unternehmen mit damals 1.600 Mitarbeitern an 24 Standorten. Dass das keine einfache Aufgabe wird, wurde schnell klar.

Pflegedokumentationen mussten an das Strukturmodell angepasst werden und schnell lagen über einhundert ‚soDoku‘ Akten vor. Es folgten Kleingruppenbegleitungen, Gruppenschulungen und Einzelcoachings der Pflegekräfte. Musterdokumente wurden erstellt und innerhalb des Unternehmens getauscht. Schließlich mussten alte Denkmuster in Bezug auf den Pflegeprozess und die Dokumentation sukzessive durch das Strukturmodell abgelöst werden. Im März 2015 wurde das Strukturmodell allen Mitarbeitern im monatlich erscheinenden Mitarbeiterjournal vorgestellt. Weitere Artikel zu den Umsetzungserfolgen und praktischen Hinweisen folgten. Und selbst nach fast drei Jahren seit der Einführung berichtet das Qualitätsmanagement regelmäßig über soDoku und vor allem über die Hinweise aus externen Qualitätsprüfungen (Heimaufsichtsbegehungen, Prüfungen durch den Medizinischen Dienst).

Der Aufwand hat sich gelohnt.

Die flächendeckende Einführung der verschlankten Dokumentation im Unternehmen ist gelungen. Die Anzahl der Pflegedokumente wurde um die Hälfte reduziert, gleiches gilt für den Aufwand der Pflegekräfte, die Leistungen zu planen und am Ende des Dienstes zu dokumentieren. Auch die anfänglichen Bedenken der Pflegekräfte, aufgrund der reduzierten Dokumente nicht mehr auf der ‚sicheren Seite‘ zu sein, konnte widerlegt werden. Gegenüber dem alten System ergeben sich auch aus der Sicht externer Qualitätsprüfer keinerlei Nachteile oder gar Schwachstellen. Ganz im Gegenteil. Auch die jährlich stattfindenden Qualitätsprüfungen gehen dank der neuen Übersichtlichkeit schneller. Aber das wichtigste von allem ist, dass die Mitarbeiter von advita nun mehr Zeit für ihre eigentliche Aufgabe haben. Das wird von den Mitarbeitern als größtes Gewinn wahrgenommen und natürlich ist das auch ein großer Fortschritt für die Patienten. Und eines ist sicher: die advita Pflegedienst GmbH wird nie mehr nach dem alten System dokumentieren.

Wer weiterführende Fragen zur Umsetzung und zu Ergebnissen der Umstellung hat, wendet sich an Marie-Luise Mangelsdorf, Pflegewissenschaftlerin M.A. und Leiterin des advita Qualitätsmanagements unter m.mangelsdorf@advita.de